Работа с документами Microsoft Office

  Автор:


Здравствуйте, друзья!

 

В рамках этого урока мы рассмотрим основные навыки по работе с документами MS Office (открыть, закрыть, редактировать, сохранить, переместить, переименовать), но вначале несколько слов о MS Office. Microsoft Office – это пакет программного обеспечения, необходимый для работы с компьютером. Существуют различные версии пакета Microsoft Office. Наиболее популярные действующие пакеты: Office 97,Office 2000, Office 2003, Office 2007, Office 2010, Office ХР

Какой офис установить – выбирать Вам. Сравните различные версии с помощью поисковых систем.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

 

Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.

 

К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр -Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.

 

В состав пакета Office обычно, как обязательные, входят:

 

А. Большие прикладные программы

 

WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “ быстрыми “ командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

 

EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа «А что будет, если ?» практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды .

 

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

 

PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.

 

ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

 

Б. Программы - помощники:

 

Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.

Программа Equation Editor предназначена для создания математических формул в редакторе Word.

Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.

 

1. Открытие документа

 

Во всех больших прикладных программах MS Office открытие любого документа, название которого Вам известно, производится либо заходом в меню "Файл" – открыть (рис.1),

 

Рис. 1

 

либо щёлкнув на значок "Открыть" (рис.2)

 

Рис. 2

 

Если же Вы хотите открыть новый файл в этой же программе, надо в меню файл в выпадающем списке нажать на первую строчку "Создать" (см. рис. 1) или щёлкнуть по белому значку слева от значка "Открыть" (См. рис. 2). После того, как открылось новое чистое окно, необходимо присвоить имя новому создаваемому документу (См. раздел 4 "Сохранение документа")

 

 

2. Закрытие документа

 

Перед закрытием документа надо сохранить его (См. раздел 4 "Сохранение документа"). Затем, если Вы больше не хотите работать с этим приложением (программой), нажать на красный крестик 1 в правом верхнем углу рабочего окна (Рис. 3). Бывает, что в приложении открыто несколько окон данной программы.  В этом случае вам надо нажать на крестик  2 (Рис. 3).

3. Редактирование документа

 

О редактировании документа так коротко, как о его закрытии не скажешь, поэтому расскажу об основных моментах, необходимых при редактировании на примере документа MS Word.

 

3.1 Прежде всего, создайте дополнительную панель инструментов, например, такую, как Вы видите на рис. 4

 

Рис. 4

 

Оценить дополнительную панель можно, когда вы начнёте редактировать документ. Большая часть этой панели отведена командам при работе с таблицами. Создать панель просто:

Зайти в меню "Сервис " – настройки – панели инструментов – создать. Далее присваиваете название новой панели инструментов. У вас появится новая панель. Затем перейти на вкладку "Команды" и перетащить левой кнопкой нужные Вам команды на эту панель. Затем левой кнопкой, взявшись за левую сторону панели, установить её на место.

 

3.2. Включите на стандартной панели инструментов значок "Непечатаемые символы". Войдите Сервис – Параметры – Вид – Знаки форматирования, и поставьте галочку рядом с надписью "Все". Теперь Вы готовы к редактированию документа.

 

3.3. С помощью горизонтальной линейки и расположенных на ней бегунков устанавливаете отступ первой строки абзаца, отступы слева и справа в тексте абзаца. С помощью панели инструментов "Форматирование" Вы можете определить стиль, выбрать шрифт, а выделив текст левой кнопкой мыши или нажав Shift и кнопками курсора – изменить его размер; определить начертание шрифта (полужирный, курсив, подчёркнутый), определить расположение текста относительно страницы (слева, по центру, справа, по ширине страницы).

 

3.4 С помощью дополнительной панели инструментов вы можете, выделив абзац, переместить его вверх, вниз; сделать текст надстрочным или подстрочным, увеличить или уменьшить размер на любое количество пикселей, изменить регистр текста, зачеркнуть текст. Создайте таблицу и поработайте самостоятельно с командами для таблиц. Там всё интуитивно понятно.

 

3.5. Если в тексте присутствует рисунок, то щёлкнув по нему дважды левой кнопкой, Вы сможете в выпадающем диалоговом окне отредактировать рисунок по всем активным опциям.

 

4. Сохранение документа

 

4.1 Для сохранения документа используются команды "Сохранить", "Сохранить, как", "Сохранить, как Веб-страницу" (См. строки 4,5,6 на рис. 1) и клавиша F12.

 

4.2 Неплохо выработать в себе привычку чаще сохранять документ, особенно, когда он многостраничный. Правда всеми офисными программами предусмотрено автосохранение, но бережёного – Бог бережёт. А вдруг выключили свет? Делается это при помощи команд, перечисленных в предыдущем абзаце.

 

4.3 Команда "Сохранить, как" применяется при создании нового документа или есть необходимость сохранить его ещё и другой директории. Выбираете эту команду и даёте название новому документу, а также определяете папку (прописываете), в которой он будет храниться. Путь к этому файлу будет прописан, и этот путь Вы можете посмотреть так: Файл – Свойства – Общие – Папка.

 

4.4 Команда "Сохранить, как Веб-страницу" может Вам потребоваться, если Вы работаете с такими страницами. А если работаете, значит – знаете, для чего они нужны.

 

5. Перемещение и переименование.

 

5.1 Удобнее всего эти операции проделывать в файловом менеджере Тотал коммандер, поэтому настоятельно рекомендую поставить себе задачу в первую очередь освоить этот файловый менеджер. Менее удобно, особенно перемещение – в Проводнике.

 

5.2 Для переименования файла надо левой кнопкой мыши щёлкнуть по нему дважды, но с интервалом в 1-2 сек, (иначе – откроется этот файл или папка). При этом старое название будет доступно для редактирования.  Обратите внимание: доступно только название файла. Расширение файла (.doc;  .txt; .jpg и т.д.) без достаточного опыта переименовывать нельзя! Теперь надо обязательно нажать на кнопку "Enter" и новое название будет закреплено за этим файлом (папкой).

 

5.3 Перемещение текста, картинок

 

Для перемещения текста (слова, абзаца) или картинки достаточно выделить объект, затем нажав левую кнопку мыши, и не отпуская её, перетащить объект в нужное Вам место. Можно это проделывать и с помощью буфера обмена, но поскольку мышью текст перетаскивать удобнее и быстрее, сделайте следующее:

В строке Меню нажмите "Окно" – разделить. Установите выскочившую серую полоску в центр рабочего окна и щёлкните мышью. Появится ещё одна горизонтальная линейка с таким же функционалом, как и верхняя. (Убирается эта линейка двойным щелчком мыши). Выделите текст, который надо перетащить, в верхнем окошечке и место, куда надо перетащить,- в нижнем (пусть это будет хоть через 10 страниц). Теперь перетаскивайте текст. Результат действий показан на рис. 5.

 

Рис. 5

 

5.4 Перемещение файлов (папок)

 

В Тотал коммандере это делается просто: на одной из панелей выбираете папку, куда надо переместить файл из другой панели и нажать клавишу F6. На рис.6 показано, что из папки "Distrib"  будет перемещаться в папку "Блог" папка "Локальный вебсервер"

 

Рис. 6

 

В Проводнике эта операция выполняется несколько сложнее, если Вы даже привыкли работать с ним.

На рис 7 показано, как в Проводнике при помощи кнопки 1, находящейся слева от названия папки, в левой части проводника открыть те же самые директории, которые открылись в правой части проводника, когда Вы нажали на кнопку "Work (E:)". Находим в правой части Проводника файл (папку), которую надо переместить, а в левой - куда надо переместить  Перемещаем папку "Важные документы" на диск (D:) нажатием и удерживанием левой кнопки мыши. Левую кнопку мыши можно отпустить только тогда, когда название папки, в которую перемещаете файл, активируется. В противном случае файл перемещён не будет. Можно также переместить файл, скопировав его в буфер обмена в правой части и вставив его в нужную папку в левой.

Если появятся вопросы, можно обратиться с вопросом ко мне по скайпу или написать письмо. Логин скайпа и адрес электронной почты Вы можете взять на странице "Контакты" этого сайта.  Если скайп не установлен, установите его http://www.skype.com/intl/ru/get-skype/  По скайпу можно показать Ваш экран, и я подскажу, что надо делать.

 

Рис. 7

 

Это всё, что мы хотели рассмотреть в данном уроке. Вы можете посмотреть видео версию этого урока.

 

 


Интересная статья? Поделитесь ею пожалуйста с другими:
Подпишитесь на обноаление
3 комментария
  1. Контент интересный,почерпнул много нового.
    всем рекомендую для прочтения.

    [Ответить]

  2. Красиво написано, мне понравилось.

    [Ответить]

  3. Меня эта статья очень заинтересовала. Но есть и другие, более детальные мнения на этот счёт.
    Автору всеровно спасибо

    [Ответить]

Оставьте свой комментарий или вопрос